コストを抑えて事業継続計画（BCP）を策定する！中小企業のための実践ガイド
事業継続計画（BCP）の策定は、近年頻発する自然災害に備え、企業の事業継続性を高める上で非常に重要です。しかし、「BCPの必要性は理解しているものの、専門知識や社内リソース、そしてコストの面でなかなか手を付けられない」と感じている中小企業の経営者様も少なくないのではないでしょうか。
この課題に対し、当記事では、中小企業様がコストを抑えつつ、実践的にBCPを策定するための具体的なステップとポイントをご紹介します。完璧な計画を目指すのではなく、まずは「事業の最低限の継続」と「早期復旧」を目標に、無理なく始められるBCP策定のヒントを提供いたします。
中小企業こそBCPが必要な理由
大企業と比較して、中小企業は一度災害に見舞われると事業の復旧が難しく、廃業に至るケースも少なくありません。顧客離れ、取引停止、従業員の離職など、その影響は甚大です。BCPを策定することで、緊急時にも事業を継続・早期復旧させ、顧客や取引先からの信頼を維持し、従業員の雇用を守ることが可能になります。
「コストを抑える」BCP策定の考え方
BCP策定には、必ずしも莫大な費用や専門家への依頼が必須というわけではありません。中小企業の場合、まずは「自社の現状でできること」から始め、段階的に充実させていくアプローチが現実的です。
- 完璧を目指さない: まずは事業の核となる業務に絞り、最低限の継続・復旧を目標とします。
- 既存リソースの活用: 既存の備品、設備、人材、スキルを最大限に活用します。
- 簡易的な計画書: 詳細な計画書よりも、要点を押さえた簡潔で分かりやすい計画書を目指します。
- 補助金・助成金の活用: 国や地方自治体が提供するBCP策定支援のための補助金や助成金を積極的に活用します。
コストを抑えるためのBCP策定ステップ
ここでは、中小企業が実践しやすい、コストを抑えたBCP策定の具体的なステップを解説します。
### ステップ1: 事業影響度分析（BIA）の簡易化
事業影響度分析（BIA：Business Impact Analysis）とは、災害が発生した場合にどの業務がどれほどの影響を受け、どのくらいの時間で復旧させる必要があるかを評価する作業です。
- 重要業務の特定: 全ての業務ではなく、売上や顧客維持に直結する「最も重要な業務」に焦点を絞ります。例えば、製造業であれば主要製品の製造ライン、サービス業であれば中核となる顧客対応業務などです。
- 復旧目標時間（RTO）の設定: 特定した重要業務について、災害発生から「何時間以内に復旧させるべきか」という目標時間を設定します。これも現実的な範囲で、例えば「24時間以内」「72時間以内」といった具体的な目標を設定します。
- 必要最低限のリソース確認: その業務を復旧させるために、最低限必要な人員、設備、情報、資材などをリストアップします。
### ステップ2: リスク評価と対策の優先順位付け
自社にとって現実的な脅威となる自然災害（地震、台風、洪水など）を特定し、それぞれのリスクを評価します。
- リスクの特定: 自社の所在地や事業内容を考慮し、特に影響が大きいと考えられる自然災害を絞り込みます。
- 簡易的な評価: 各リスクが事業に与える影響の大きさ（大・中・小）と、発生する可能性（高・中・低）を簡潔に評価します。
- 対策の優先順位付け: 評価結果に基づき、特に優先して対策すべきリスクを特定します。対策は、コストの低いものから着手するのが効果的です。例えば、安価な防災グッズの準備、家具・什器の固定、避難経路の確保、データの定期的なバックアップなどが挙げられます。
### ステップ3: 資源の確保と代替案の検討
災害時に利用可能な資源を洗い出し、不足する部分について低コストで確保できる代替案を検討します。
- 人材: 従業員の緊急連絡網の整備、災害時の役割分担、安否確認方法の取り決めを行います。
- 設備・機器: 重要機器のリストアップとバックアップ、代替機器の調達先や近隣企業との相互利用の検討を行います。
- 情報: 顧客情報や業務データなどのバックアップ方法（クラウドサービス活用など）、重要な紙媒体の書類の保管場所を定めます。
- 資材: 主要な原材料や部品の代替調達先の検討、在庫の確保レベルの見直しを行います。
- 場所: 事業所が被災した場合の代替拠点（在宅勤務、近隣のレンタルオフィス、同業者間の協力など）を検討します。
### ステップ4: 簡易的なBCP計画書の作成
複雑な計画書ではなく、緊急時に誰でも見て理解し、行動できるような簡潔な計画書を作成します。
- テンプレートの活用: 中小企業庁や地方自治体、商工会議所などが提供しているBCPテンプレートを活用すると、効率的に作成できます。
- 構成要素:
- 災害発生時の緊急連絡体制と安否確認方法
- 事業を継続・復旧させるための重要業務と目標時間
- 災害時の各従業員の役割と責任
- 必要な資源（人、物、金、情報）と確保・代替方法
- 顧客、取引先への連絡方法
- 避難場所や避難経路
- 簡潔な記述: 箇条書きやフローチャート、チェックリストなどを活用し、視覚的に分かりやすくまとめます。
### ステップ5: 従業員への周知と簡易訓練の実施
策定したBCPは、従業員全員が内容を理解し、実際に運用できることが重要です。
- 周知徹底: 計画書の内容を従業員に説明し、いつでも確認できるように共有します。
- 簡易訓練: 大規模な訓練が難しい場合でも、短時間でできる避難訓練、緊急連絡網のテスト、データの復旧手順確認などを定期的に実施します。これにより、計画の実効性を高め、課題を早期に発見できます。
BCP策定を支援する補助金・助成金の活用
国や地方自治体では、中小企業のBCP策定や防災対策を支援するための様々な補助金や助成金制度を設けています。これらの制度を活用することで、BCP策定にかかるコストを大幅に軽減できる可能性があります。
- 情報収集: 中小企業庁のウェブサイトや、各地方自治体、商工会議所などの情報を定期的に確認し、自社で利用可能な制度を探すことが重要です。
- 専門家への相談: 補助金申請手続きに不安がある場合は、中小企業診断士や地域の支援機関に相談することも一つの方法です。
まとめ
中小企業にとってBCP策定は、事業を守り、未来を築くための重要な投資です。完璧な計画を目指す必要はありません。まずは「自社にとって何が最も重要か」を見極め、コストを抑えつつ、できることから一歩ずつ着実にBCP策定を進めていくことが肝要です。
当記事でご紹介したステップを参考に、ぜひ今から貴社のBCP策定に着手してください。それが、予期せぬ自然災害から貴社の事業と従業員、そして大切な顧客を守る第一歩となるでしょう。